Case Study: Hoe Stichting Hondenzorg en Welzijn hun vrijwilligerscoördinatie automatiseerde
Stichting HZW bespaart 8 uur per week door adresmatching en vrijwilligerscommunicatie te automatiseren — van handmatig spreadsheet-werk naar een systeem dat zichzelf draait.
Stichting Hondenzorg en Welzijn (HZW) koppelt vrijwilligers aan honden die tijdelijke opvang nodig hebben. Denk aan honden uit asiels die wachten op een definitief thuis, of honden waarvan de eigenaar tijdelijk niet kan zorgen door ziekte of opname.
Mooi werk. Maar achter de schermen was het een logistieke nachtmerrie.
De situatie: voor automatisering
HZW werkt met 85 vrijwilligers verspreid over Noord-Holland. Coördinatrice Marleen beheerde alles handmatig.
Het dagelijkse werk:
- Binnenkomende aanvragen van asiels en eigenaren ontvangen via e-mail
- In een Excel-sheet zoeken welke vrijwilligers in de buurt wonen
- Vrijwilligers bellen of appen om beschikbaarheid te checken
- Bevestigingen rondsturen naar alle betrokken partijen
- Ophaal- en brengmomenten coördineren
De pijn:
- Adresmatching duurde gemiddeld 25 minuten per aanvraag. Marleen moest postcodes vergelijken, afstanden inschatten en beschikbaarheid checken
- 3-4 telefoontjes per match om iemand te vinden die kon en wilde
- Gemiddeld 2 uur per dag aan pure coördinatie. Bovenop haar andere taken
- Vrijwilligers in afgelegen gebieden werden zelden benaderd omdat het zoeken te lang duurde
- Soms werden aanvragen gemist omdat de inbox overliep
In cijfers: 10 uur per week aan coördinatiewerk. Bij 15-20 aanvragen per week.
De oplossing: wat we gebouwd hebben
We hebben twee dingen gebouwd voor HZW.
1. Automatische adresmatching tool
Een custom tool die binnenkomende aanvragen automatisch koppelt aan de dichtstbijzijnde beschikbare vrijwilligers.
Hoe het werkt:
- Aanvraag komt binnen via een online formulier (in plaats van losse e-mails)
- Het systeem berekent de afstand tussen de hondlocatie en alle vrijwilligers
- Filtert op beschikbaarheid (vrijwilligers geven zelf aan wanneer ze kunnen)
- Genereert een top-3 matches, gesorteerd op afstand en beschikbaarheid
- Marleen hoeft alleen nog te bevestigen
Technisch: De tool draait op Supabase met een PostGIS-extensie voor geografische berekeningen. De vrijwilligersdata wordt opgeslagen met coördinaten. Matching duurt minder dan 2 seconden.
Resultaat: Van 25 minuten per match naar 2 minuten (inclusief bevestiging door Marleen).
2. Geautomatiseerde communicatieworkflows
Alle communicatie rondom een match gaat nu automatisch.
De workflow:
- Marleen bevestigt een match in het systeem
- De vrijwilliger krijgt automatisch een bericht via WhatsApp: "Hoi [naam], er is een labrador in [plaats] die opvang nodig heeft van [datum] tot [datum]. Kun je helpen? Reageer met JA of NEE"
- Bij JA: automatische bevestiging naar vrijwilliger, asiel/eigenaar en Marleen. Inclusief adresgegevens, ophaalmoment en contactinfo
- Bij NEE: het systeem benadert automatisch de volgende vrijwilliger uit de top-3
- 24 uur voor ophaalmoment: automatische herinnering
- Na afloop: automatische feedback-vraag aan de vrijwilliger
Technisch: Gebouwd met GoHighLevel voor de communicatieworkflows en WhatsApp Business API voor de berichten. N8N als middleware tussen de matchingtool en GoHighLevel.
De resultaten: 3 maanden later
Tijdsbesparing:
- Van 10 uur per week naar 2 uur per week coördinatie
- 8 uur per week bespaard — dat is een volledige werkdag
Bereik:
- 40% meer vrijwilligers wordt nu actief ingezet
- Vooral vrijwilligers in buitengebieden die eerder werden overgeslagen
- Gemiddelde reactietijd vrijwilligers: 14 minuten (was: 4-6 uur)
Kwaliteit:
- 0 gemiste aanvragen sinds de lancering (was: 2-3 per maand)
- Vrijwilligers zijn tevredener door duidelijke, consistente communicatie
- Minder verwarring over data, tijden en adressen
Wat Marleen zegt:
"Ik deed dit werk met liefde, maar het was niet meer te doen. Nu kan ik me richten op wat echt belangrijk is: contact met de vrijwilligers en de honden. Het systeem regelt de logistiek."
Wat het gekost heeft
Transparantie is belangrijk, dus hier zijn de cijfers:
- Eenmalig: Custom adresmatching tool + communicatieworkflows: €4.200
- Maandelijks: GoHighLevel + WhatsApp Business API + hosting: €180/maand
- Terugverdientijd: De stichting rekent met een vrijwilligersuur op €15 (maatschappelijke waarde). 8 uur besparing per week = €120/week = €520/maand. ROI binnen 2 maanden.
Voor een stichting met beperkt budget is dat een serieuze investering. Maar de 8 uur per week die Marleen terugkrijgt, zijn onbetaalbaar voor een organisatie die draait op vrijwilligers.
Wat je hiervan kunt leren
Je hoeft geen dierenwelzijnsstichting te zijn om hier iets aan te hebben. Het patroon is universeel:
- Handmatig matching-werk (klant aan dienstverlener, order aan medewerker, vraag aan expert) kost onevenredig veel tijd
- Communicatie rondom coördinatie is repetitief en foutgevoelig
- Automatisering van de match + communicatie bespaart 60-80% van de coördinatietijd
Dit geldt voor thuiszorgorganisaties, uitzendbureaus, makelaars, cateraars — elke organisatie die mensen aan locaties of taken moet koppelen.
Benieuwd of dit voor jouw organisatie kan werken? Bekijk onze custom tools of lees de volledige case study van HZW.
Klaar om te automatiseren?
Plan een vrijblijvend gesprek en ontdek wat AI-automatisering voor jouw bedrijf kan betekenen. Of doe eerst de 2-minuten AI Readiness Scan.
Plan een gesprek