Algemene Voorwaarden

Art. 1Definities

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

• Mindsora: de eenmanszaak Mindsora, gevestigd te Nieuw-Beijerland, ingeschreven bij de KvK onder nummer 87325489.
• Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Mindsora.
• Partijen: Mindsora en de opdrachtgever gezamenlijk.
• Diensten: alle werkzaamheden die Mindsora uitvoert, waaronder maar niet beperkt tot: AI-automatisering, workflow automatisering, websiteontwikkeling, systeembeheer en advies.
• Systeem: het geheel van software, koppelingen, automatiseringen en configuraties dat Mindsora voor de opdrachtgever bouwt en onderhoudt.
• Overeenkomst: de afspraak tussen Mindsora en de opdrachtgever over de te leveren diensten, zoals vastgelegd in de offerte en deze voorwaarden.
• Schriftelijk: per e-mail of via een ander elektronisch communicatiemiddel, mits de identiteit van de afzender voldoende vaststaat.

Art. 2Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, overeenkomsten en diensten van Mindsora.
2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig als ze schriftelijk zijn overeengekomen.
3. Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij Mindsora deze schriftelijk heeft aanvaard.

Art. 3Offertes en aanbiedingen

1. Alle offertes van Mindsora zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen, tenzij anders aangegeven.
2. Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat de opdrachtgever een offerte schriftelijk aanvaardt, of wanneer Mindsora feitelijk begint met de uitvoering van de werkzaamheden met instemming van de opdrachtgever.
3. Als de opdrachtgever een offerte niet aanvaardt, is Mindsora niet verplicht informatie uit het voortraject beschikbaar te stellen.

Art. 4Uitvoering van de overeenkomst

1. Mindsora voert de overeenkomst uit naar beste inzicht en vermogen, op basis van de op dat moment bekende stand van de techniek.
2. Mindsora heeft het recht om werkzaamheden te laten verrichten door derden.
3. De opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, materialen en toegangen die nodig zijn voor de uitvoering, tijdig en correct worden aangeleverd.
4. Als door toedoen van de opdrachtgever de uitvoering wordt vertraagd, is Mindsora gerechtigd de daardoor ontstane extra kosten in rekening te brengen.

Art. 5Meerwerk

1. Als tijdens de uitvoering blijkt dat de overeenkomst moet worden uitgebreid of gewijzigd om een deugdelijk resultaat te bereiken, informeert Mindsora de opdrachtgever hierover tijdig.
2. Meerwerk wordt vooraf besproken en schriftelijk bevestigd. Mindsora begint niet met meerwerk zonder toestemming van de opdrachtgever.
3. Het niet of niet tijdig uitvoeren van meerwerk kan gevolgen hebben voor de oorspronkelijke planning.

Art. 6Prijzen en betaling

1. Alle prijzen zijn in euro's en exclusief btw, tenzij anders aangegeven.
2. De eenmalige investering wordt als volgt gefactureerd: 50% bij akkoord op de offerte, 50% bij oplevering van het systeem.
3. De maandelijkse investering wordt vooraf per kalendermaand gefactureerd.
4. Betaling dient binnen 14 dagen na factuurdatum te geschieden.
5. Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Mindsora mag de wettelijke handelsrente (Art. 6:119a BW) in rekening brengen.
6. Mindsora is gerechtigd om bij een betalingsachterstand van meer dan 30 dagen de dienstverlening op te schorten.

Art. 7Tijdlijnen en planning

1. Genoemde levertermijnen zijn indicatief en gelden niet als fatale termijn.
2. Overschrijding van een termijn geeft de opdrachtgever geen recht op schadevergoeding of ontbinding.
3. Als het waarschijnlijk is dat een termijn wordt overschreden, informeert Mindsora de opdrachtgever hierover.

Art. 8Medewerking opdrachtgever

1. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van alle benodigde informatie, content, toegangen en materialen.
2. Als Mindsora gegevens nodig heeft van de opdrachtgever en deze worden niet binnen 5 werkdagen aangeleverd na herinnering, is Mindsora gerechtigd de werkzaamheden op te schorten.
3. Opschorting door gebrek aan medewerking ontslaat de opdrachtgever niet van zijn betalingsverplichtingen.

Art. 9Oplevering en acceptatie

1. Mindsora levert het systeem op conform de specificaties uit de offerte.
2. Na oplevering heeft de opdrachtgever 14 dagen om het systeem te beoordelen en eventuele gebreken schriftelijk te melden.
3. Het systeem wordt als geaccepteerd beschouwd als de opdrachtgever: het systeem schriftelijk goedkeurt, het systeem in productie neemt, of de beoordelingstermijn van 14 dagen verstrijkt zonder schriftelijke melding van gebreken.
4. Kleine gebreken die het functioneren niet wezenlijk belemmeren, zijn geen reden om acceptatie te weigeren. Mindsora lost deze op binnen een redelijke termijn.

Art. 10Garantie

1. Mindsora garandeert dat het opgeleverde systeem functioneert zoals beschreven in de offerte.
2. Onze garantie: we bouwen door tot het draait. Als het systeem niet werkt zoals afgesproken, lossen we het op — zonder extra kosten. Deze garantie geldt voor gebreken die worden gemeld binnen 60 dagen na oplevering.
3. De garantie vervalt als: de opdrachtgever zonder overleg wijzigingen aanbrengt aan het systeem, het gebrek het gevolg is van onjuiste informatie, of het gebrek het gevolg is van wijzigingen bij diensten van derden.
4. Herstel onder garantie omvat geen uitbreiding van functionaliteit of werk dat buiten de oorspronkelijke offerte valt.

Art. 11Maandelijkse dienstverlening

1. De maandelijkse investering omvat: hosting, platform, monitoring, updates en support, zoals gespecificeerd in de offerte.
2. De maandelijkse overeenkomst is per kalendermaand opzegbaar met een opzegtermijn van 30 dagen.
3. Bij opzegging: levert Mindsora binnen 14 dagen alle gegevens en content op in een gangbaar digitaal formaat, draagt alle relevante toegangen over, en verwijdert gegevens van haar systemen binnen 30 dagen na overdracht (behoudens wettelijke bewaarplicht).
4. Na opzegging is Mindsora niet verantwoordelijk voor de werking, het onderhoud of de hosting van het systeem.

Art. 12Intellectueel eigendom

1. Alle rechten van intellectuele eigendom op door Mindsora ontwikkelde systemen, code, ontwerpen, documentatie, templates, methoden en overige materialen berusten bij Mindsora, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
2. De opdrachtgever krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op het specifiek voor de opdrachtgever geconfigureerde systeem, voor de duur van de overeenkomst.
3. Na beëindiging en mits alle facturen zijn voldaan, wordt het gebruiksrecht op de specifiek geconfigureerde onderdelen permanent en onherroepelijk.
4. Mindsora behoudt te allen tijde het recht om opgedane kennis, technieken, templates en generieke componenten te gebruiken voor andere doeleinden en klanten, mits geen vertrouwelijke informatie wordt gedeeld.

Art. 13Verwerking van persoonsgegevens

1. Indien Mindsora bij de uitvoering persoonsgegevens verwerkt namens de opdrachtgever, geldt Mindsora als verwerker in de zin van de AVG.
2. Partijen sluiten in dat geval een verwerkersovereenkomst conform AVG artikel 28.
3. De opdrachtgever is en blijft verwerkingsverantwoordelijke en staat in voor de rechtmatigheid van de verwerking.
4. Mindsora verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van instructies van de opdrachtgever.
5. Na beëindiging verwijdert Mindsora alle persoonsgegevens conform artikel 11, tenzij wettelijke bewaarplichten zich daartegen verzetten.

Art. 14Acceptabel gebruik

1. De opdrachtgever gebruikt het systeem uitsluitend voor rechtmatige doeleinden.
2. Het is niet toegestaan het systeem te gebruiken voor: spam, activiteiten in strijd met de wet, opslaan van inhoud die inbreuk maakt op rechten van derden, of doorverkopen aan derden zonder schriftelijke toestemming.
3. Bij overtreding mag Mindsora de toegang onmiddellijk opschorten en de overeenkomst ontbinden.

Art. 15Geheimhouding

1. Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie verkregen in het kader van de overeenkomst.
2. Deze verplichting geldt ook na beëindiging en duurt voort zolang de informatie een vertrouwelijk karakter heeft.
3. Mindsora mag de naam en het logo van de opdrachtgever vermelden als referentie, tenzij de opdrachtgever hier schriftelijk bezwaar tegen maakt.

Art. 16Aansprakelijkheid

1. De totale aansprakelijkheid van Mindsora is per schadegeval beperkt tot het bedrag gefactureerd in de zes maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit, met een maximum van het totale bedrag van de overeenkomst.
2. Mindsora is niet aansprakelijk voor: indirecte schade (gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie, verlies van gegevens), schade door onjuiste informatie van de opdrachtgever, schade door storingen bij derden, of schade door opschorting wegens niet-betaling.
3. Beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Mindsora.
4. De opdrachtgever vrijwaart Mindsora tegen aanspraken van derden die verband houden met het gebruik van de diensten.
5. Elke aanspraak op schadevergoeding vervalt 12 maanden na bekendwording met de schade.

Art. 17Overmacht

1. In geval van overmacht is Mindsora niet gehouden tot nakoming.
2. Onder overmacht wordt verstaan: storingen in internet, hosting of software van derden, stroomstoringen, brand, ziekte, epidemieën, overheidsmaatregelen, stakingen, cyberaanvallen en overige omstandigheden die redelijkerwijs niet aan Mindsora zijn toe te rekenen.
3. Indien de overmacht langer dan 60 dagen duurt, mag elk der partijen de overeenkomst schriftelijk ontbinden.

Art. 18Overdracht

1. De opdrachtgever mag rechten en verplichtingen niet overdragen aan derden zonder schriftelijke toestemming.
2. Mindsora mag haar rechten en verplichtingen overdragen aan een rechtsopvolger, mits dit de nakoming niet nadelig beïnvloedt.

Art. 19Beëindiging

1. Beide partijen kunnen de overeenkomst schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van 30 dagen.
2. Mindsora kan per direct ontbinden als de opdrachtgever: langer dan 30 dagen in verzuim is met betaling, in strijd handelt met deze voorwaarden en dit niet binnen 14 dagen na aanmaning herstelt, of in staat van faillissement wordt verklaard.
3. Bij beëindiging: blijven gefactureerde bedragen verschuldigd, is de opdrachtgever het bedrag verschuldigd voor de lopende kalendermaand, en gelden geheimhouding, aansprakelijkheid en IP-artikelen onverminderd voort.

Art. 20Communicatie

1. Communicatie geschiedt bij voorkeur per e-mail. E-mailberichten gelden als schriftelijk.
2. Mindsora is bereikbaar via hello@mindsora.io. De opdrachtgever zorgt voor een actueel e-mailadres.
3. E-mails worden geacht te zijn ontvangen op de dag van verzending, tenzij het tegendeel wordt bewezen.

Art. 21Toepasselijk recht en geschillen

1. Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost.
3. Indien partijen er niet uitkomen, is de bevoegde rechter in het arrondissement Rotterdam bevoegd.