AI-automatisering en de AVG: wat moet je regelen?

Je wilt dat een AI-assistent de mails van klanten sorteert, een intakegesprek samenvat of een betalingsherinnering opstelt. Op dat moment gaan namen, adressen en soms financiële gegevens door software van een andere partij. Dat dit misgaat, ziet de Autoriteit Persoonsgegevens in haar meldingen: in augustus 2024 schreef de AP meerdere meldingen van datalekken te hebben ontvangen van medewerkers die gegevens van patiënten of klanten in een AI-chatbot zetten.

De artikelnummers staan erbij, zodat je alles kunt nalezen. Voor een oordeel over jouw eigen situatie kun je terecht bij de AP of een privacyjurist.

Mag je klantgegevens in een AI-tool zetten?

Dat mag, onder dezelfde regels als elke andere verwerking van persoonsgegevens. De AP schrijft dat wie persoonsgegevens met een algoritme verwerkt, aan de AVG moet voldoen: met een grondslag, transparantie naar klanten, een vooraf bepaald doel, zo weinig mogelijk gegevens en goede beveiliging. Welke grondslag past, hangt af van het proces en verandert niet doordat er AI in zit. Artikel 6 van de AVG (Verordening (EU) 2016/679) noemt onder meer de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting en het gerechtvaardigd belang; leg per verwerking vast op welke je steunt.

Ook je klanten moet je informeren. Artikel 13 AVG verplicht je om bij het verzamelen van gegevens onder meer het doel, de grondslag en de ontvangers te noemen, en te melden of je gegevens buiten de EER doorgeeft en of daar een adequaatheidsbesluit voor bestaat; krijg je de gegevens niet van de klant zelf, dan geldt artikel 14. Komt er een AI-dienst of een Amerikaanse leverancier bij, dan werk je die informatie bij, bijvoorbeeld in je privacyverklaring.

Bij AI-chatbots onderscheidt de AP twee situaties. Zet een medewerker op eigen initiatief en tegen de afspraken in persoonsgegevens in een chatbot, dan is dat een datalek. Staat de organisatie het gebruik toe, dan spreekt de AP niet van een datalek, en is het volgens de toezichthouder vaak evengoed niet wettelijk toegestaan. Het advies van de AP: leg vast welke gegevens medewerkers wel en niet mogen invoeren, en regel met de aanbieder dat die de invoer niet opslaat.

In een geautomatiseerde workflow leg je per stap vast welke velden naar een AI-model gaan, in plaats van dat over te laten aan wat iemand in een chatvenster plakt.

Wanneer heb je een verwerkersovereenkomst nodig?

Zodra een andere partij namens jou persoonsgegevens verwerkt, eist artikel 28 lid 3 AVG een overeenkomst die die verwerking regelt. Volgens de AP zijn beide partijen aansprakelijk als die ontbreekt. In een AI-workflow gaat het al snel om meerdere partijen: het automatiseringsplatform, je CRM, de aanbieder van het AI-model en je mailprovider. Volgens de AP legt de overeenkomst in elk geval vast:

• onderwerp, duur, aard en doel van de verwerking, en welke gegevens van wie;
• dat de verwerker alleen op jouw schriftelijke instructies werkt en de gegevens niet voor eigen doeleinden gebruikt;
• geheimhouding en beveiligingsmaatregelen;
• dat er geen subverwerker bij komt zonder jouw voorafgaande schriftelijke toestemming;
• hulp bij privacyverzoeken, datalekken en een DPIA;
• verwijderen of teruggeven van de gegevens na afloop, inclusief kopieën.

Bij AI raakt het verbod op eigen doeleinden de vraag of een aanbieder jouw invoer gebruikt om zijn model te trainen, en de subverwerkersregel de vraag welk AI-model je automatiseringspartner aanroept. Meer vragen voor een bureau staan in hoe kies je een AI-automatiseringsbureau.

Welke beveiliging vraagt de AVG van een AI-workflow?

Artikel 32 AVG vraagt passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij het risico, en noemt daarbij onder meer pseudonimisering en versleuteling. Daarnaast moeten gegevens volgens artikel 5 "beperkt tot wat noodzakelijk is" blijven. In een workflow komt dat neer op vier keuzes bij de opzet:

• Per stap alleen de nodige velden. Een stap die een afspraakbevestiging verstuurt, heeft een naam en een tijdstip nodig; het klantdossier blijft waar het is.
• Geen persoonsgegevens in logs en foutmeldingen. Een log is een tweede kopie van de gegevens, met een eigen bewaartermijn en eigen lezers.
• Bouwen en testen met testdata. Echte klantgegevens horen niet in een testomgeving.
• Toegang per koppeling beperken. Elke koppeling krijgt alleen de rechten die ze voor haar taak nodig heeft.

Voor autonome AI-agents is de AP uitgesproken. In februari 2026 riep ze organisaties op om OpenClaw en vergelijkbare AI-agents niet te gebruiken op systemen met privacygevoelige of vertrouwelijke gegevens, zoals boekhouding, klantbestanden en personeelsgegevens.

Gaat er toch iets mis, dan meldt de verwerkingsverantwoordelijke een datalek volgens artikel 33 "indien mogelijk, uiterlijk 72 uur" nadat hij ervan weet aan de AP, tenzij het lek waarschijnlijk geen risico voor de betrokkenen oplevert. Praktische stappen staan in automatiseren zonder privacy te schenden.

Wanneer moet je een DPIA doen?

De AP schrijft dat een DPIA, een vooraf uitgevoerde risicobeoordeling, verplicht is als 2 of meer van de 9 criteria op de DPIA-lijst van de AP op jouw verwerking van toepassing zijn, ook bij pilots, testen en proefprojecten. Los daarvan vraagt artikel 30 om een register van verwerkingen. Organisaties met minder dan 250 mensen in dienst zijn daarvan vrijgesteld, maar die vrijstelling is smal: ze vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, waarschijnlijk een risico oplevert, of bijzondere gegevens of strafrechtelijke gegevens betreft. Een workflow die elke dag klantgegevens verwerkt, is moeilijk incidenteel te noemen.

Mag je Amerikaanse AI-tools gebruiken onder de AVG?

Dat mag als de doorgifte rust op een van de routes uit hoofdstuk V van de AVG (artikel 44 en verder). Voor de Verenigde Staten is het Data Privacy Framework zo'n route, voor deelnemende organisaties en de producten die eronder vallen.

Op haar pagina over doorgifte buiten de EER, bijgewerkt op 1 oktober 2026, noemt de AP de Verenigde Staten bij de landen met een adequaatheidsbesluit, met de beperking "organisaties die meedoen aan het Data Privacy Framework". De AP beschrijft twee situaties:

• De organisatie doet mee. Dan mag je de gegevens doorgeven zonder ander doorgifte-instrument en zonder extra maatregelen. Deelname betekent volgens de AP niet automatisch dat elk product van die organisatie eronder valt; vraag dat per product na.
• De organisatie doet niet mee. Dan heb je een ander instrument nodig, zoals een modelcontract (de standaardbepalingen uit artikel 46 lid 2 onder c), en waar nodig extra maatregelen zoals versleuteling of pseudonimisering.

Een voorbeeld uit onze eigen keten: HighLevel, de leverancier van ons CRM GoHighLevel, schrijft in zijn privacybeleid dat het deelneemt aan het EU-U.S. Data Privacy Framework. Volgens de lijn van de AP is daarmee de vraag per product nog niet beantwoord.

Waarom staat het Data Privacy Framework ter discussie?

Het framework staat onder druk door een lopende procedure bij het Europese Hof en door een Amerikaanse uitspraak over de onafhankelijkheid van de toezichthouder waarop het leunt. Het rust op Uitvoeringsbesluit (EU) 2023/1795 van de Europese Commissie.

1. Hoger beroep bij het Hof van Justitie. Philippe Latombe ging op 31 oktober 2025 in hoger beroep tegen een arrest van het Gerecht van 3 september 2025, en vraagt het Hof het besluit alsnog te vernietigen (zaak C-703/25 P).
2. Een uitspraak in de VS. Op 29 juni 2026 oordeelde het Amerikaanse Hooggerechtshof in Trump v. Slaughter dat de president leden van de Federal Trade Commission kan ontslaan. Het besluit uit 2023 verwijst juist naar de onafhankelijkheid van die toezichthouder. Daarom vroeg de Europese Raad voor gegevensbescherming (EDPB) de Commissie op 31 juli 2026 in een brief om nauwkeurig te beoordelen of dit de werking van het besluit raakt.

Zolang het besluit geldt, blijft doorgifte aan deelnemende organisaties toegestaan. Vervalt het, dan is een andere route uit hoofdstuk V nodig, bijvoorbeeld een modelcontract met aanvullende maatregelen.

Wat verandert de AI-verordening aan de AVG?

De AVG blijft het kader. Artikel 2 lid 7 van Verordening (EU) 2024/1689 bepaalt dat de AI-verordening de AVG onverlet laat. Daarbij staat een voorbehoud: oorspronkelijk voor artikel 10 lid 5 en artikel 59, en sinds de wijziging door Verordening (EU) 2026/1744, de zogeheten Digital Omnibus, voor de artikelen 4a en 59. De artikelen 4a en 59 staan bij uitzondering en onder strikte voorwaarden extra verwerking toe: van bijzondere persoonsgegevens om vooringenomenheid in AI op te sporen en te corrigeren (artikel 4a), en binnen een AI-testomgeving voor regelgeving (artikel 59). Wie dat mag en onder welke voorwaarden, staat in de bijgewerkte tekst bij de AI Act Service Desk van de Europese Commissie.

Hoe regelt Mindsora dit bij klanten?

Bij Mindsora sluiten we vóór de implementatie met elke klant een verwerkersovereenkomst; artikel 13 van onze algemene voorwaarden verplicht beide partijen daartoe zodra wij persoonsgegevens voor een klant verwerken. Onze automatiseringen bouwen we in n8n, op een server van Hostinger in Frankfurt. Als CRM gebruiken we GoHighLevel; voor zover HighLevel gegevens naar de VS doorgeeft of daar toegankelijk maakt, geldt voor die schakel de VS-route hierboven. Onze privacyverklaring noemt de verwerkers met wie we persoonsgegevens delen en hun locaties.

Meer lees je in hoe wij bij Mindsora zelf automatiseren en op onze dienstenpagina.

Wil je weten welke processen in jouw bedrijf zich lenen voor automatisering en welke gegevens daarbij meegaan, doe dan de gratis AI Readiness Scan.